Assistent der Geschäftsführung (m/w/d)

  • WIRO Wohnen in Rostock Wohnungsgesellschaft mbH
  • Berufserfahrung
  • Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
  • Vollzeit
  • Publiziert: 18.11.2021
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Als eine der größten und modernsten Wohnungsgesellschaften Deutschlands beschäftigt die WIRO Wohnen in Rostock Wohnungsgesellschaft mbH rund 600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wir verwalten 35.000 Wohnungen, entwickeln innovative Immobilienprojekte und schaffen Baugrundstücke. Außerdem bewirtschaften wir Sportanlagen, Wohnheime, Marinas und Parkhäuser. Wir wollen ein innovativer und verlässlicher Dienstleister für unsere Heimatstadt sein.  Wir realisieren anspruchsvolle Projekte und setzen dabei modernste Technologien ein. Damit übernehmen wir nicht nur Verantwortung für die Hanse- und Universitätstadt Rostock und unsere Mieter, sondern auch für unsere Mitarbeiter. Sie sind der wichtigste Erfolgsfaktor in unserem familienfreundlichen Unternehmen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Sie zur Verstärkung unseres bestehenden Teams der Assistenzen innerhalb der Geschäftsführung.

Ihre Aufgaben

  • Terminvergabe/-verwaltung/-kontrolle und Fristenüberwachung
  • Planung und Organisation von Jour fixen, Leitungskreisen, Beratungen und sonstigen Veranstaltungen, Gästebewirtung
  • Vor- und Nachbereitung von Aufsichtsrats-, Ausschusssitzungen und Gesellschafterversammlungen
  • Erledigung der internen und externen Korrespondenz, auch ohne gesonderte Aufforderung
  • Reisekoordination, -beantragung und -abrechnung
  • Posteingangs- und -ausgangsbearbeitung
  • Ablage, Ablagenorganisation (bspw. Wiedervorlage), Archivierung etc.
  • Bestellen und Verwalten von Büromaterial
  • Einholung von Angeboten, Rechnungsbearbeitung
  • termingerechter Versand der Prüfberichte, Geschäftsberichte, Geburts­tags- und Weihnachtskarten und Pflege der Adressdatenbanken
  • Organisation und Versand von Präsenten für Aufsichtsratsmitglieder und leitende Mitarbeiter
  • Kommunikationsschnittstelle zu Mitarbeitern und Geschäftspartnern
  • allgemeine Büroorganisationstätigkeiten sowie Verwaltungsaufgaben, Kontrollfunktion in jeglicher Hinsicht

Ihre Qualifikationen

  • abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Berufserfahrung im Bereich Geschäftsführung Sekretariat / Assistenz
  • ausgezeichnete schriftliche und sprachliche Ausdrucksweise
  • versierter Umgang mit dem gesamten MS-Office-Paket
  • selbständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
  • hohes Verantwortungsbewusstsein
  • Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Belastbarkeit
  • Ziel- und Ergebnisorientierung, Organisationsgeschick
  • bereichsübergreifendes Denken
  • gewinnende Ausstrahlung und verbindliches Auftreten

Was wir bieten

Jeder dritte Rostocker lebt in einer WIRO-Wohnung. Damit tragen wir als kommunales Wohnungsunternehmen große Verantwortung für unsere Heimatstadt. Qualifizierte und motivierte Mitarbeiter in verschiedenen Berufen sind der Garant für unseren gemeinsamen Erfolg. Wir sind ein moderner Arbeitgeber mit Blick für den Menschen, bieten ein attraktives Arbeitsumfeld, setzen auf Familienfreundlichkeit, Fortbildungen, vielfältige Sozialleistungen, Angebote zur Gesundheitsvorsorge und Karrierechancen. Willkommen bei der WIRO.

Wenn Sie interessiert sind, freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung hier direkt über das Portal. Viel Erfolg wünscht Ihr WIRO-Karriereteam.